Antes de diseñar la nueva intranet de nuestro cliente se observó la necesidad de hablar con trabajadores de las distintas áreas de la compañia para recoger sus ideas, sus problemas con la herramienta, sus sugerencias y sus necesidades. De esta forma se podría plantear un diseño pensado para ellos.
El proceso
Se plantearon tres sesiones de trabajo con distintos ejercicios. Un primer acercamiento con varias dinámicas para que los participantes nos dieran una visión general sobre la plataforma y luego discusiones dirigidas para acercarnos a los problemas más específicos.
Contamos con una muestra de 31 participantes repartidos en las tres sesiones de trabajo. Éstos fueron los pasos que seguimos para idear una intranet:
1. Lo que más usamos
Los participantes tenían que escribir las herramientas que más usan de la plataforma y luego puntuarlas (3, 2, y 1 puntos), las de ellos o las de cualquier otro participante, en orden de importancia.
Herramientas más usadas
Herramientas más valoradas
2. Lo que necesitamos
Los participantes tenían que plantear herramientas que echan en falta en la plataforma, compartir con el grupo la explicación de esa necesidad que detectaran y luego valorar (2 y 1 puntos) aquellas que hayan surgido entre todos.
Ideas más valoradas
Agrupadas las ideas en conceptos más generales, trasladamos las valoraciones realizadas de forma independiente a estos conceptos más amplios.
3. Puntos de estrés y satisfacción
Los participantes tenían que poner las cosas que les causaban estrés o frustración y aquellas con las que se sentían a gusto o les reportaban satisfacción, y explicar cada una de ellas al resto de participantes.
Puntos de estrés
Puntos de satisfacción
4. Cómo vemos la intranet
Se les pidió a los participantes que dibujaran su intranet ideal con el fin de obtener su visión espacial de las herramientas y elementos que necesitan.
Web para móvil y escritorio
Los grupos de trabajo bocetaron sus ideas para los contenidos de la web tanto en móvil como en escritorio. A posteriori hicimos un acercamiento a nivel de wireframes conjugando las principales ideas.
Resumen y conclusiones
En general la intranet disponía de los contenidos y herramientas que los empleados necesitan, pero el problema era que estas no funcionaban como los usuarios esperan, necesitaban crecer o evolucionar y, en muchos casos no sabían que existían. Dentro del ejercicio de “necesidades” muchos participantes nombraron herramientas que ya existían en la plataforma, pero que ellos desconocían.
Vimos que muchas de esas herramientas estaban ocultas para los usuarios y nos comunicaban la necesidad de darle más visibilidad, aparte de una mejor usabilidad.
La versión para móvil era una necesidad claramente indispensable para mucho de los trabajadores, y, ligado a esto, muchos nos pedían que el entorno fuera personalizable o que se pudiera adaptar a las necesidades de cada empleado.
Una idea potente que surgió en todas las sesiones y casi en cada ejercicio fue la de una Red Social de empresa. Los participantes sienten la necesidad de interactuar entre ellos y ven que la intranet es la plataforma que les puede facilitar esa interacción.
En otro sentido los participantes dijeron palabras y frases del tipo “democratizar”, “participación”, “tener visibilidad”, “que nos escuchen”, “no sé a quién preguntar”; denotando una falta de representación dentro de la plataforma. Sentían que la herramienta era unidireccional, de la empresa hacia ellos, y echaban en falta que sirviese para que ellos se comuniquen con la empresa y entre los mimos empleados.
En definitiva, se necesitaba que la intranet fuera una herramienta colaborativa, usable y fácilmente accesible desde diferentes dispositivos. Dotarla de un poder democrático, donde se engloben, no solo todos los empleados sino el resto de herramientas utilizadas en su día a día, construyendo así un único canal de trabajo corporativo, bidireccional y social.
